Lohnt sich die Bestandsdigitalisierung vor dem Verkauf? Eine Entscheidungshilfe für Makler

Wer seinen Maklerbestand verkaufen will und noch mit Kundenakten arbeitet, steht vor einer Investitionsfrage: Geld in die Digitalisierung stecken, bevor der Bestand den Besitzer wechselt, oder den Bestand so übergeben, wie er ist? Dieser Artikel zeigt, über welche Mechanismen die Digitalisierung den Verkauf beeinflusst, wie Sie den Nutzen für Ihren Bestand selbst überschlagen und in welchen Fällen sich die Investition nicht lohnt.

Kurz beantwortet

Die Digitalisierung vor dem Verkauf lohnt sich in der Regel, wenn ein relevanter Teil Ihres Bestands in Kundenakten liegt oder Dokumente nicht Kunde und Vertrag zugeordnet sind, und wenn ein Teil des Kaufpreises an die Courtage nach der Übergabe gekoppelt ist. Sie lohnt sich kaum, wenn Ihr Bestand bereits geordnet digital vorliegt, der Käufer die Digitalisierung ohnehin selbst übernimmt und das nicht in den Preis einrechnet, oder wenn der Verkauf zu einem festen Preis ohne variable Anteile vereinbart ist.

Fünf Wege, wie ein digitaler Bestand den Verkauf beeinflusst

1. Weniger Abschläge in der Bewertung

Ein Käufer rechnet den Aufwand, den er nach dem Kauf mit Ihrem Bestand hat, in sein Angebot ein. Kundenakten, nicht zugeordnete Scans und unvollständige Daten sind Arbeit, die er bezahlen muss. Ein geordneter digitaler Bestand nimmt ihm dieses Argument für einen Abschlag.

2. Ein größerer Käuferkreis

Maklerhäuser und Plattformen, die Bestände standardisiert übernehmen, arbeiten mit Datenimporten. Ein Bestand in Papierform passt nicht in diesen Prozess und kann für manche Käufer aus der engeren Wahl fallen. Andere Käufer sehen gerade darin ihre Chance: Sie kaufen den Papierbestand mit deutlichem Abschlag und lassen ihn anschließend selbst digitalisieren. Den Wertzuwachs aus der Digitalisierung erhält dann der Käufer. Wer vorher digitalisiert, behält ihn selbst. Mehr Interessenten bedeuten außerdem mehr Verhandlungsspielraum.

3. Eine schnellere und belastbarere Prüfung

Ein Käufer will Kennzahlen prüfen und Stichproben ziehen. Liegen die Daten digital und geordnet vor, lässt sich der Bestand mit den Courtageabrechnungen abgleichen und die Prüfung deutlich schneller abschließen. Belastbare Zahlen stärken Ihre Position in der Verhandlung.

4. Weniger Kundenabwanderung nach der Übergabe

Kann der Käufer vom ersten Tag an auf vollständige Kundenakten zugreifen, betreut er Ihre Kunden kompetent. Muss er sich erst durch Ordner arbeiten, entstehen Lücken in der Betreuung, und Kunden wandern ab. Ist ein Teil Ihres Kaufpreises oder Ihre Verrentung an die Courtage nach der Übergabe gekoppelt, trifft diese Abwanderung Sie direkt.

5. Eine kontrollierte Datenübergabe

Haben nicht alle Kunden der Übertragung ihrer Daten zugestimmt, müssen Sie einzelne Kunden von der Übergabe ausnehmen können. Bei digitalen Daten ist das ein Filter. Bei Kundenakten heißt es, Ordner einzeln zu sortieren. Zudem können Sie digital gezielt die Unterlagen für Ihr eigenes Archiv zurückbehalten, die Sie zur Abwehr möglicher Haftungsansprüche nach dem Verkauf brauchen.

Rechenbeispiel: Wann sich die Digitalisierung bezahlt macht

Den Nutzen können Sie mit einer einfachen Rechnung überschlagen:

Wertbeitrag = vermiedener Courtageverlust pro Jahr × vereinbarter Kaufpreisfaktor

Ein Beispiel mit frei gewählten Annahmen, keine Marktwerte:

• Laufende Bestandscourtage: 60.000 € pro Jahr
• Der Kaufpreis wird als Faktor 2,5 auf die Courtage nach 24 Monaten berechnet.
• Bei ungeordneter Übergabe wandern 5 Prozentpunkte mehr Kunden ab als bei geordneter Übergabe.

Fünf Prozentpunkte von 60.000 € sind 3.000 € Courtage pro Jahr. Mit Faktor 2,5 entspricht das 7.500 € Kaufpreis. Liegt das Angebot für die Digitalisierung darunter, rechnet sie sich schon über diesen einen Effekt. Abschläge in der Bewertung (z.B. schlechterer BP-Faktor bei Verkauf), ein größerer Käuferkreis und Ihre eigene Zeitersparnis bis zum Verkauf kommen hinzu.

Setzen Sie Ihre eigenen Zahlen ein. Entscheidend ist die Frage, wie stark Ihr Kaufpreis von der Kundenbindung nach der Übergabe abhängt.

Wann sich die Digitalisierung vor dem Verkauf nicht lohnt

• Ihr Bestand ist bereits digital und zugeordnet. Dann reicht eine Datenbereinigung, etwa Dubletten entfernen und den Bestand mit den Courtageabrechnungen abgleichen.
• Der Käufer digitalisiert selbst und rechnet das nicht ein. Manche Käufer übernehmen Kundenakten und digitalisieren mit eigenen Prozessen. Steht vertraglich fest, dass daraus kein Abschlag entsteht, tragen Sie keinen Nachteil.
• Der Kaufpreis ist fest und ohne variable Anteile vereinbart. Dann trifft Sie die Abwanderung nach der Übergabe finanziell nicht mehr. Der Effekt auf die Bewertung bleibt, falls noch verhandelt wird.
• Der Bestand ist sehr klein und der Käufer ein Kollege, der jeden Kunden persönlich kennenlernt. Hier ersetzt die persönliche Übergabe einen Teil dessen, was digitale Akten leisten.

Der richtige Zeitpunkt

Digitalisieren Sie, bevor der Käufer den Bestand prüft. Nur dann wirkt sich ein geordneter Bestand auf Bewertung, Käuferkreis und Verhandlung aus. Wer erst nach der Vertragsunterschrift digitalisiert, verbessert nur noch die Übergabe. Planen Sie die Digitalisierung deshalb in die Vorbereitung ein, idealerweise ein bis zwei Jahre vor dem geplanten Verkauf. So profitieren Sie bis dahin auch selbst von schnellerem Zugriff und vollständiger Dokumentation.

Wer die Kosten trägt

Die Kosten der Digitalisierung sind Verhandlungssache. Üblich sind drei Wege:

• Der Verkäufer zahlt vorab und verhandelt mit einem aufbereiteten Bestand.
• Der Käufer zahlt und berücksichtigt die Kosten im Kaufpreis.
• Beide teilen sich die Kosten, festgelegt im Kaufvertrag.

Haben Sie bereits einen Käufer, sprechen Sie das Thema früh an. Er profitiert von einem geordneten Bestand ebenso wie Sie.

Entscheidungshilfe: Fünf Fragen

Beantworten Sie für Ihren Bestand:

1. Liegt mehr als ein kleiner Teil der Kundenakten noch in Papier?
2. Sind gescannte Dokumente nicht durchgehend Kunde und Vertrag zugeordnet?
3. Ist ein Teil des Kaufpreises oder eine Verrentung an die Courtage nach der Übergabe gekoppelt?
4. Kommen auch Käufer in Frage, die Bestände standardisiert per Datenimport übernehmen?
5. Haben Sie bis zum Verkauf noch mindestens einige Monate Zeit?

Je mehr dieser Fragen Sie mit Ja beantworten, desto eher lohnt sich die Digitalisierung vor dem Verkauf.

Fazit: Die Rechnung entscheidet

Die Digitalisierung vor dem Verkauf ist eine Investition, die sich über Kaufpreis, Käuferkreis und Kundenbindung nach der Übergabe zurückzahlt. Ob sie sich für Ihren Bestand lohnt, zeigen der Anteil an Kundenakten und die Kopplung Ihres Kaufpreises an die künftige Courtage. Rechnen Sie mit Ihren eigenen Zahlen und entscheiden Sie, bevor der erste Käufer den Bestand prüft.

BestandsButler digitalisiert Ihre Kundenakten vor Ort, ordnet jedes Dokument Kunde und Vertrag zu und übergibt den Bestand so, dass der Käufer direkt damit arbeiten kann. Im Erstgespräch klären wir Umfang und Preisrahmen. Den Festpreis erhalten Sie nach der Bestandsaufnahme. Damit können Sie die Rechnung für Ihren Bestand aufstellen.

Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information. Er stellt keine Rechts- oder Steuerberatung dar und ersetzt nicht die Prüfung Ihres Einzelfalls durch einen Rechtsanwalt oder Steuerberater.