Altbestand erfassen
Kundenakten digitalisieren wir vor Ort, Daten aus dem bisherigen Programm übernehmen wir remote.
VorherKundenakten in Ordnern, Daten in Excel und im Altsystem.Folge: Für eine Auskunft suchen Sie an mehreren Stellen.
Bestandsdigitalisierung und -migration für Makler
Ihr Maklerbestand, vollständig digital im neuen System
Wir digitalisieren Ihre Kundenakten, übernehmen die Daten aus dem Altsystem und übergeben alles geordnet an den Käufer oder Ihr neues System.
Kundenakten vor Ort · digitale Bestände remote
Ausgangslage
Kundenakten + Altsystem
Ergebnis
Digital für Käufer/System
- Digitalisieren
Kundenakten vor Ort scannen, Altdaten remote übernehmen
- Ordnen
Jedes Dokument Kunde und Vertrag zugeordnet
- Übertragen
Ins neue System oder an den Käufer
Schneller prüfbar beim Verkauf
Ein vollständig digitaler, geordneter Bestand lässt sich von Käufern schneller prüfen und leichter übernehmen.
100 % digital · übergabebereit
Aus der Praxis
Paladinum GmbH vertraut bei der Datenübernahme auf BestandsButler.
BestandsButler ist ein Angebot von MaliTech Solutions(öffnet in neuem Tab), dem IT-Systemhaus für Makler.
Datenschutz
Datenschutz bei der Digitalisierung: wo Ihre Kundendaten in jeder Phase sind
Vom Vertrag bis zur Löschung: So läuft der Weg Ihrer Kundendaten bei uns.
- Vor Beginn
Vertraglich abgesichert
Auftragsverarbeitungsvertrag und weitere vertragliche Schutzmaßnahmen.
- Beim Scan
In Ihren Räumen
Kundenakten scannen wir mit unserer mobilen Station vor Ort. Die Akten verlassen Ihr Büro nicht.
- Bei der Verarbeitung
Lokal, im Tresor
Ihre Daten werden ausschließlich lokal verarbeitet. Keine Daten verlassen unseren Tresor.
- Nach der Abnahme
Gelöscht und bestätigt
Nach Ihrer Abnahme löschen wir die Daten bei uns und bestätigen das schriftlich.
Demonstration
Datenmigration im Video: vom Altbestand ins neue System
Wie Daten aus Altsystem und Kundenakten übernommen, zugeordnet
und ins Zielsystem importiert werden.
Leistungen
Kundenakten digitalisieren und Bestandsdaten migrieren
BestandsButler digitalisiert und migriert Maklerbestände: Wir scannen Kundenakten vor Ort in Ihrem Büro, übernehmen die Daten aus Ihrem bisherigen Maklerverwaltungsprogramm, ordnen jedes Dokument Kunde und Vertrag zu und importieren den fertigen Bestand ins Zielsystem oder übergeben ihn an den Käufer.
Bestand aufbereiten
Wir ordnen jedes Dokument Kunde und Vertrag zu und prüfen den Bestand auf Vollständigkeit.
Import ins Zielsystem
Kunden, Verträge und Dokumente liegen fertig im Zielsystem, Sie arbeiten direkt weiter.
Anwendungsfälle
Bestandsdigitalisierung bei Verkauf, Kauf, Übergabe und Systemwechsel
Ob Verkauf, Kauf, Nachfolge oder Systemwechsel:
Entscheidend ist jedes Mal, ob Ihre Daten verfügbar und sauber sind.
Bestand verkaufen (M&A)
Warum?
Maklerbestand verkaufen Käufer prüfen den Bestand, bevor sie ein Angebot machen. Vollständige, zugeordnete Daten verkürzen die Prüfung und machen das Angebot belastbarer.
Bestand kaufen
Warum?
Checkliste zur Bestandsübernahme Wer einen Bestand übernimmt, muss ihn ab dem ersten Tag betreuen können. Dafür müssen Kunden, Verträge und Dokumente im eigenen System liegen.
Nachfolge und Übergabe
Warum?
Bestandsübergabe an Nachfolger Die Nachfolge kennt die bisherige Ablage nicht. Ein geordneter Bestand macht die Übergabe unabhängig davon, wer die Ablage bisher im Kopf hatte.
Maklersoftware wechseln
Warum?
Systemwechsel ohne Datenverlust Ein neues Programm ist nur so gut wie die Daten darin. Wir übertragen den Bestand vollständig und richtig zugeordnet.
Bestandsverkauf
Bestand verkaufen: BestandsButler als Multiplikator-Heber
Beim Verkauf wird der Bestandswert häufig als EBIT mal Multiplikator ermittelt. Wie hoch der Multiplikator ausfällt, hängt auch davon ab, wie vollständig und prüfbar Ihre Daten sind. Am EBIT ändert die Digitalisierung nichts, an der Prüfbarkeit schon: Käufer prüfen Kunden, Verträge und Dokumente schneller, und es bleiben weniger offene Fragen.
Bestandswert = EBIT × Multiplikator
Wir bewerten keine Bestände und sagen keinen Multiplikator zu. Der tatsächliche Wert hängt von weiteren Faktoren ab, etwa Bestandsstruktur und Käufer. Den Preis verhandeln Sie mit dem Käufer.
Was Käufer bei der Prüfung sehen wollen
- Eine vollständige Kunden- und VertragslisteEin Bestand aus einer Quelle statt verteilt auf Akten, Excel und Altsystem.
- Dokumente am richtigen VertragJedes Dokument ist Kunde und Vertrag zugeordnet.
- Benannte LückenFehlendes und Doppeltes ist geprüft und schriftlich festgehalten.
- Daten im passenden FormatDer Bestand lässt sich ins System des Käufers übernehmen.
Prüfbarkeit für Käufer
Illustratives Beispiel. Keine Bewertung und keine Aussage zum Kaufpreis.
Auch ohne Verkaufsabsicht
Wer heute das System wechselt und den Bestand dabei digital ordnen lässt, schafft die Grundlage für einen besseren Multiplikator. Steht später ein Verkauf oder eine Übergabe an, ist der Bestand schon prüfbar.
Ablauf
Ablauf der Bestandsdigitalisierung in 4 Schritten
Ihr Aufwand: ein Gespräch, ein Termin, eine Abnahme. Wählen Sie, wo Ihr Bestand heute steht, die Schritte passen sich an.
Typische Herausforderung
Die Informationen stecken in Kundenakten und Tabellen. Dokumente sind weder Kunde noch Vertrag zugeordnet, ein Käufer oder neues System kann damit nicht direkt arbeiten.
Erstgespräch
Sie schildern Bestand und Ziel, wir nennen Umfang und Zeitplan.
- je nach Bestand
Termin vor Ort
Wir kommen mit der Scanstation zu Ihnen und digitalisieren die Kundenakten in Ihren Räumen.
- je nach Bestand
Aufbereitung & Ordnung
Digitalisierte Kundenakten und Excel-Daten führen wir zu einem geordneten Bestand zusammen und übertragen ihn ins Zielsystem.
Fertig zur Übergabe
Ihr Bestand liegt vollständig im Zielsystem, bereit für Sie oder den Käufer. Nach Ihrer Abnahme löschen wir die Daten bei uns und bestätigen das schriftlich. Ihre eigenen Aufbewahrungspflichten bleiben davon unberührt.
Typische Herausforderung
Ein Teil liegt im Programm, ein Teil in Akten, Tabellen oder Einzellösungen. Bevor etwas übertragen werden kann, muss alles zusammengeführt und abgeglichen werden.
Erstgespräch
Sie schildern Bestand und Ziel, wir nennen Umfang und Zeitplan.
- je nach Bestand
Termin vor Ort
Kundenakten digitalisieren wir vor Ort, digitale Altdaten übernehmen wir parallel remote.
- je nach Bestand
Aufbereitung & Ordnung
Beide Teile führen wir zu einem Bestand zusammen, ordnen jedes Dokument Kunde und Vertrag zu und übertragen ihn ins Zielsystem.
Fertig zur Übergabe
Ihr Bestand liegt vollständig im Zielsystem, bereit für Sie oder den Käufer. Nach Ihrer Abnahme löschen wir die Daten bei uns und bestätigen das schriftlich. Ihre eigenen Aufbewahrungspflichten bleiben davon unberührt.
Typische Herausforderung
Die Daten müssen ins neue System oder zum Käufer, ohne dass Zuordnungen oder Dokumente verloren gehen.
Erstgespräch
Sie schildern Bestand und Ziel, wir nennen Umfang und Zeitplan.
- je nach Bestand
Termin vor Ort
Nicht nötig: Digitale Bestände übernehmen wir remote, dafür muss niemand vorbeikommen.
- je nach Bestand
Aufbereitung & Ordnung
Wir prüfen den Bestand auf Vollständigkeit, ordnen jedes Dokument Kunde und Vertrag zu und übertragen ihn ins Zielsystem.
Fertig zur Übergabe
Ihr Bestand liegt vollständig im Zielsystem, bereit für Sie oder den Käufer. Nach Ihrer Abnahme löschen wir die Daten bei uns und bestätigen das schriftlich. Ihre eigenen Aufbewahrungspflichten bleiben davon unberührt.
Vorher und nachher
Ihr Maklerbestand vor und nach der Digitalisierung
Ein typischer Ausgangspunkt: über Jahre gewachsen, teils in Kundenakten, teils im Programm.
| Kriterium | Vorher | Nachher, mit BestandsButler |
|---|---|---|
| Ablage | NachherEin Bestand im Zielsystem. Jede Auskunft an einer Stelle.Dafür: Wir digitalisieren die Kundenakten vor Ort und führen alle Quellen zusammen. | |
| Zuordnung | VorherScans und Papier ohne Bezug zu Kunde oder Vertrag.Folge: Ein neues System kann mit losen Dokumenten nicht arbeiten. | NachherJedes Dokument hängt am richtigen Vertrag.Dafür: Wir ordnen jedes Dokument dem richtigen Kunden und Vertrag zu. |
| Vollständigkeit | VorherNiemand weiß genau, was fehlt oder doppelt vorliegt.Folge: Lücken fallen erst auf, wenn ein Kunde oder Käufer nachfragt. | NachherGeprüfter Bestand, offene Punkte sind schriftlich benannt.Dafür: Wir gleichen Akten, Tabellen und Programm ab und benennen Lücken. |
| Übergabe | VorherUnterlagen werden für jede Anfrage neu zusammengesucht.Folge: Die Prüfung durch Käufer zieht sich. | NachherKäufer oder neues System übernehmen ohne Nacharbeit.Dafür: Wir übertragen den Bestand ins Zielsystem und bereiten ihn prüfbereit auf. |
| Datenschutz | VorherKopien und Zwischenstände liegen an mehreren Orten.Folge: Unklar, wo überall personenbezogene Daten liegen. | NachherGelöscht und mit Löschzertifikat belegt.Dafür: Nach der Übergabe löschen wir alle Arbeitsdaten bei uns. |
Wo Ihr Bestand heute steht, klären wir im Erstgespräch.
Ihren Bestand besprechenMit BestandsButler haben wir es geschafft, unser Datenchaos unter Kontrolle zu bekommen und eine Top-Datenqualität herzustellen, durch die wir kontinuierlich mehr Umsatz schreiben und weniger Zeit im Aktenchaos verschwenden müssen.
Mauritz MannspergerCOO & Partner, paladinum GmbH Über uns
Wir nehmen Ihren Bestand, wie er ist: individuell und unabhängig vom Maklerprogramm
Bestände entsprechen keiner Norm, deshalb behandeln wir jeden individuell. Aus der Zusammenarbeit mit M&A-Beratern und Bestandsvermittlern wissen wir, worauf es bei der Prüfung eines Bestands ankommt.
BestandsButler ist ein Angebot von MaliTech Solutions(öffnet in neuem Tab),
dem IT-Systemhaus für Makler.
-
Angepasste Zuordnung
Unsere Zuordnung folgt Ihrer Ablage, nicht einer Vorlage.
-
Unabhängig vom Programm
Egal, aus welchem Maklerverwaltungsprogramm Sie kommen und wohin Sie wechseln.
-
Ein fester Ansprechpartner
Vom ersten Gespräch bis zum Abschluss dieselbe Person, die Ihren Bestand kennt.
FAQ
Häufige Fragen zur Bestandsdigitalisierung
Ihre Frage ist nicht dabei? Wir antworten persönlich.
Muss ich Akten aus der Hand geben?
Nein. Kundenakten digitalisieren wir mit unserer mobilen Digitalisierungsstation direkt in Ihren Räumen. Digitale Bestände übernehmen wir remote, dafür muss niemand vorbeikommen.
Wie lange dauert die Übernahme?
Je nach Umfang wenige Tage bis wenige Wochen. Den Zeitplan besprechen wir, bevor wir beginnen.
Welche Maklerverwaltungsprogramme unterstützen Sie?
Wir arbeiten unabhängig vom Programm. Wir übernehmen Daten aus Ihrem bisherigen Maklerverwaltungsprogramm, aus Excel-Tabellen und aus digitalisierten Kundenakten und übertragen sie in das Zielsystem, das Sie oder der Käufer nutzen. Welche Exporte und Importe Ihre Systeme anbieten, klären wir im Erstgespräch.
Für wen ist BestandsButler?
Für Versicherungsmakler und Finanzdienstleister, die ihren Bestand verkaufen, kaufen, an eine Nachfolge übergeben oder in eine neue Maklersoftware umziehen. Wir arbeiten auch mit M&A-Beratern und Bestandsvermittlern zusammen, die einen Bestand für die Übergabe vorbereiten lassen.
Was passiert nach der Übernahme mit meinen Daten?
Während des Projekts verarbeiten wir Ihre Daten ausschließlich lokal, auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags. Nach Ihrer Abnahme löschen wir die Daten bei uns und bestätigen das schriftlich. Ihre eigenen Aufbewahrungspflichten bleiben davon unberührt.
Vermitteln Sie auch den Verkauf meines Bestands?
Nein. Für die Vermittlung bleibt Ihr Ansprechpartner zuständig. Auf Wunsch stellen wir Kontakte her.
Was kostet BestandsButler?
Jeder Maklerbestand ist anders, deshalb gibt es bei uns keinen Pauschalpreis. Die Faustformel: Je digitaler Ihr Bestand schon ist, desto günstiger wird es. Je analoger, desto höher unser Aufwand und damit der Preis. Im Verhältnis zum Wert Ihres Bestands bleibt der Preis gering.
- Digitalgünstiger
- Hybridmittel
- Analoghöherer Aufwand
Ein konkretes Angebot erhalten Sie nach dem Erstgespräch.
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