Was kostet die Digitalisierung eines Maklerbestands? Kostenbausteine und Kalkulation

Einen Pauschalpreis für die Digitalisierung eines Maklerbestands gibt es nicht. Zwei Bestände mit gleicher Kundenzahl können sehr unterschiedliche Kosten verursachen, je nachdem, wie viel Papier anfällt, in welchem Zustand die Akten sind und ob die Dokumente nur gescannt oder auch Kunde und Vertrag zugeordnet werden. Dieser Artikel zeigt, aus welchen Bausteinen sich der Preis zusammensetzt, wie Sie den Umfang Ihres Bestands selbst schätzen und welche Kosten in keinem Angebot stehen.

Kurz beantwortet

Der Preis für die Digitalisierung eines Maklerbestands hängt von fünf Faktoren ab:

1. Menge: Anzahl der Akten und Seiten, bei Altdaten die Anzahl der Kunden und Verträge
2. Zustand der Akten: Heftungen, Klarsichthüllen, Sonderformate, Sortierung
3. Zuordnungstiefe: Nur scannen oder jedes Dokument Kunde und Vertrag zuordnen
4. Altdaten und Import: Übernahme aus dem bisherigen Programm und Import ins Zielsystem
5. Ort der Leistung: Digitalisierung vor Ort oder Abholung der Akten

Das reine Scannen ist weitgehend standardisiert. Zuordnung und Import entscheiden darüber, ob der Bestand danach nutzbar ist, und unterscheiden sich zwischen Angeboten am stärksten.

Die Kostenbausteine im Überblick

Fragen Sie bei jedem Angebot nach, welche dieser Bausteine enthalten sind. Fehlt die Zuordnung, erhalten Sie gescannte Dateien, aber keinen nutzbaren digitalen Bestand.

Diese Faktoren treiben den Preis

Aufwendige Vorbereitung: Geheftete Dokumente, Klarsichthüllen, Post-its und eingeklebte Belege müssen vor dem Scannen gelöst werden. Lose, gut sortierte Akten sind deutlich schneller zu verarbeiten.

Gemischte Formate: Durchschläge, Faxpapier, doppelseitig bedruckte Blätter und Pläne in Übergröße erfordern Einzelbehandlung.

Fehlende Vertragsnummern: Die Zuordnung läuft am schnellsten, wenn die Texterkennung Vertrags- oder Kundennummern auslesen kann. Handschriftliche Notizen und Schriftwechsel ohne Nummer müssen manuell zugeordnet werden.

Ungeordnete Altdaten: Dubletten, uneinheitliche Gesellschaftsnamen und Freitextfelder im bisherigen Programm erhöhen den Aufwand bei Übernahme und Import.

Unbekanntes Zielsystem: Ein Import in ein verbreitetes Verwaltungsprogramm mit dokumentierter Schnittstelle ist planbarer als in ein System, für das der Dienstleister erst einen Weg entwickeln muss.

So schätzen Sie den Umfang Ihres Bestands

Bevor Sie Angebote einholen, verschaffen Sie sich einen Überblick über die Mengen. So werden die Angebote vergleichbar, und Sie erkennen unrealistische Kalkulationen.

• Ordner zählen: Zählen Sie alle Aktenordner, Hängeregister und Archivkartons.
• Seitenzahl hochrechnen: Ein voller Standardordner mit 8 cm Rückenbreite fasst je nach Hersteller rund 500 bis 600 Blatt. Zählen Sie bei zehn zufällig gewählten Ordnern den tatsächlichen Füllstand und rechnen Sie hoch.
• Zustand prüfen: Notieren Sie bei der Stichprobe, wie viele Blätter geheftet oder in Hüllen stecken.
• Digitale Daten erfassen: Anzahl der Kunden und Verträge im bisherigen Programm, Name und Version des Programms, gewünschtes Zielsystem.

Mit diesen Angaben kann ein Dienstleister eine erste Preisspanne nennen. Ein verbindlicher Festpreis setzt in der Regel voraus, dass er Akten und Daten einmal selbst gesehen hat.

Angebote richtig vergleichen

• Gleiche Mengenbasis: Geben Sie allen Anbietern dieselbe Bestandsbeschreibung.
• Leistung je Baustein: Lassen Sie sich die Bausteine aus der Tabelle oben einzeln bestätigen.
• Nacharbeit: Klären Sie, was passiert und was es kostet, wenn bei der Abnahme Lücken auffallen.
• Festpreis oder Aufwand: Ein Festpreis schafft Planungssicherheit, setzt aber eine Bestandsaufnahme voraus. Ein Preis nach Aufwand ist flexibler, braucht aber eine Obergrenze.

Wie die Kosten steuerlich zu behandeln sind, etwa ob sie sofort als Betriebsausgaben abziehbar sind oder im Rahmen eines Bestandskaufs zu den Anschaffungskosten gehören können, klären Sie mit Ihrem Steuerberater. Wir sind keine Steuerberater, und dieser Hinweis ist keine Steuerberatung.

Fazit: Vergleichen Sie, was Sie danach in der Hand haben

Was die Digitalisierung eines Maklerbestands kostet, bestimmen Menge, Zustand der Akten, Zuordnungstiefe und der Import ins Zielsystem. Wer seine Mengen vorab schätzt, Angebote nach Bausteinen vergleicht und den eigenen Aufwand einrechnet, erkennt, welches Angebot am Ende günstiger ist. Ob sich die Ausgabe vor einem Verkauf rechnet, zeigt unser Artikel Lohnt sich die Bestandsdigitalisierung vor dem Verkauf?.

Bei BestandsButler richtet sich der Preis unter anderem nach der Anzahl der Verträge und Kunden und danach, ob Ihr Bestand in Kundenakten oder in einem Verwaltungsprogramm liegt. Im Erstgespräch klären wir Umfang und Preisrahmen. Den Festpreis erhalten Sie nach der Bestandsaufnahme.

Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information. Er stellt keine Rechts- oder Steuerberatung dar und ersetzt nicht die Prüfung Ihres Einzelfalls durch einen Rechtsanwalt oder Steuerberater.