Maklerbestand übernehmen: Checkliste für Käufer in 7 Schritten

Wer einen Maklerbestand übernimmt, kauft vor allem eines: Kundenbeziehungen und die Courtage, die daraus fließt. Ob sich der Kauf rechnet, entscheidet sich aber selten am Kaufpreis allein. Es entscheidet sich an Courtagezusagen, Haftungsrisiken, Datenschutz und daran, ob die Daten nach der Übergabe überhaupt nutzbar sind. Diese Checkliste zeigt, was Sie vor der Unterschrift prüfen sollten und welche Fragen Sie dem Verkäufer konkret stellen.

Die Checkliste im Überblick

Vor der Übernahme eines Maklerbestands sollten Sie diese sieben Punkte prüfen:

1. Bestandsstruktur: Sparten, Courtageart, Kundenstruktur und Abhängigkeit von Einzelkunden
2. Bestandsabgleich: Daten im Verwaltungsprogramm gegen die Courtageabrechnungen der Versicherer
3. Datenqualität: Digitalisierungsgrad, Zuordnung der Dokumente, Exportfähigkeit
4. Haftung: Beratungsdokumentation, Vermögensschadenhaftpflicht, Stornohaftung
5. Datenschutz: Rechtsgrundlage für die Übergabe der Kundendaten
6. Vertragsgestaltung: Asset Deal oder Share Deal, Gewährleistungen, Freistellungen
7. Übergabe: Kundenkommunikation, Datenmigration, Löschung beim Verkäufer

1. Bestandsstruktur und Courtagequalität prüfen

Zwei Bestände mit gleicher Jahrescourtage können sehr unterschiedlich viel wert sein. Entscheidend ist, woraus die Courtage besteht.

• Laufende Bestandscourtage oder Abschlusscourtage? Für den Käufer zählt die wiederkehrende Bestandscourtage. Einmalige Abschlusscourtagen aus Leben oder Kranken gehören nicht in die Ertragsprognose.
• Spartenmix: Komposit, gewerbliche Sach, Leben, Kranken. Passt der Bestand zu Ihrem Geschäftsmodell und Ihrem Know-how?
• Klumpenrisiko: Wie viel Prozent der Courtage hängen an den zehn größten Kunden? Geht ein Großkunde nach der Übergabe, fehlt ein spürbarer Teil des Ertrags.
• Courtagezusagen: Haben Sie mit allen Versicherern im Bestand eine eigene Courtagevereinbarung? Ohne sie fließt für diese Verträge nach der Umschlüsselung keine Courtage an Sie.

2. Maklerbestand mit den Courtageabrechnungen abgleichen

Dieser Schritt wird häufig ausgelassen und ist einer der aufschlussreichsten. Lassen Sie sich die Vertragsliste aus dem Verwaltungsprogramm und die aktuellen Courtageabrechnungen der Versicherer geben. Gleichen Sie beides ab.

Typische Befunde:

• Verträge im Programm, für die kein Versicherer mehr zahlt, etwa weil sie gekündigt oder auf einen anderen Vermittler übertragen wurden.
• Verträge mit Courtagezahlung, die im Programm fehlen. Hier fehlt in der Regel auch die Dokumentation.
• Abweichende Beiträge, Laufzeiten oder Versicherungsnehmer.

Der Abgleich zeigt Ihnen den Bestand, der tatsächlich Geld bringt, und liefert belastbare Argumente für die Kaufpreisverhandlung.

3. Datenqualität und Digitalisierungsgrad bewerten

Ein Bestand, dessen Daten Sie nicht nutzen können, verursacht nach der Übernahme Kosten statt Ertrag. Fragen Sie konkret nach:

• Wo liegt der Bestand? Vollständig im Verwaltungsprogramm, teils in Kundenakten, oder überwiegend analog?
• Welches Programm nutzt der Verkäufer und lassen sich Kunden, Verträge und Dokumente vollständig exportieren? Manche Systeme exportieren Stammdaten problemlos, Dokumente aber nur ohne Zuordnung.
• Sind Dokumente Kunde und Vertrag zugeordnet? Ein Ordner mit tausenden unbenannten PDFs ist kein digitaler Bestand.
• Sind die Stammdaten aktuell? Stichprobe ziehen: Adressen, Geburtsdaten, Kontaktdaten von 20 zufällig gewählten Kunden prüfen.

Je schlechter die Datenqualität, desto höher der Aufwand nach dem Kauf. Diesen Aufwand sollten Sie beziffern und im Kaufpreis berücksichtigen.

4. Haftungsrisiken: Dokumentation, VSH und Storno

Beratungsdokumentation

Nach § 61 VVG muss der Vermittler Beratung und Gründe für seinen Rat dokumentieren. Fehlen Beratungsprotokolle, steigt das Risiko späterer Schadenersatzforderungen. Prüfen Sie stichprobenartig, ob zu den Verträgen Protokolle vorliegen.

Vermögensschadenhaftpflicht des Verkäufers

Lassen Sie sich nachweisen, dass die VSH des Verkäufers lückenlos bestand. Klären Sie, wer für Beratungsfehler aus der Zeit vor der Übergabe einsteht, und regeln Sie das im Kaufvertrag.

Stornohaftung

Bei Abschlusscourtagen aus Leben und Kranken laufen oft noch Stornohaftungszeiten. Legen Sie vertraglich fest, wer Rückforderungen der Versicherer trägt, wenn Verträge nach der Übergabe storniert werden.

5. Datenschutz bei der Bestandsübertragung

Kundendaten lassen sich nicht wie Inventar mitverkaufen. Die Datenschutzaufsichtsbehörden haben im September 2024 beschrieben, wie sie die Übermittlung bei einem Asset Deal bewerten. Vereinfacht gilt danach: Laufende Maklerverträge gehen nur mit Zustimmung des Kunden auf Sie über, und diese Zustimmung deckt auch die Datenübermittlung. Gesundheitsdaten aus Kranken-, Lebens- oder BU-Verträgen dürfen nur mit ausdrücklicher Einwilligung übermittelt werden. Daten zu beendeten Verträgen darf der Käufer nur zur Erfüllung von Aufbewahrungspflichten übernehmen. Der Beschluss ist für Gerichte nicht bindend und in der Fachliteratur umstritten.

In der Praxis heißt das: Planen Sie die Kundenansprache so, dass Zustimmungen, Einwilligungen und neue Maklermandate vorliegen, bevor die Daten übergehen. Lassen Sie Ihr Vorgehen von einem Datenschutzberater oder Anwalt prüfen. Ein Fehler an dieser Stelle trifft im Zweifel Käufer und Verkäufer.

6. Kaufvertrag: Asset Deal oder Share Deal

Beim Asset Deal kaufen Sie einzelne Vermögenswerte, also Kundenbeziehungen und Daten. Altlasten bleiben grundsätzlich beim Verkäufer, dafür müssen Mandate und Zustimmungen neu eingeholt werden. Von diesem Grundsatz gibt es Ausnahmen, etwa wenn Sie den Firmennamen des Verkäufers fortführen (§ 25 HGB) oder bei bestimmten betrieblichen Steuern (§ 75 AO). Besprechen Sie mit einem Anwalt, ob solche Ausnahmen in Ihrem Fall greifen.

Beim Share Deal übernehmen Sie Anteile an der Maklergesellschaft. Mandate und Courtagevereinbarungen bleiben in der Regel bei der Gesellschaft bestehen, ebenso alle Verbindlichkeiten und Haftungsrisiken.

Unabhängig von der Form gehören in den Vertrag:

• Garantien zum Bestand, etwa zur Höhe der Courtage zum Stichtag
• Freistellung von Haftung für Beratungsfehler vor der Übergabe
• Regelung zu Stornohaftung und Kaufpreisanpassung bei Kundenabwanderung
• Mitwirkungspflicht des Verkäufers in der Übergangsphase
• Wettbewerbsverbot, damit der Verkäufer seine Kunden nicht weiter betreut

7. Übergabe und Datenmigration planen

Die kritische Phase einer Übernahme sind die ersten Monate nach dem Kauf. Planen Sie die Übergabe deshalb mit derselben Sorgfalt wie den Kauf.

• Kundenkommunikation: Ein gemeinsames Schreiben von Verkäufer und Käufer schafft Vertrauen. Erfahren Kunden vom Wechsel zuerst durch ein Schreiben des Versicherers, fühlen sie sich leicht übergangen.
• Umschlüsselung bei den Versicherern: Viele Versicherer schlüsseln Verträge auf Basis einer Freigabeerklärung des bisherigen Maklers um. Eine gültige Maklervollmacht muss trotzdem vorliegen. Rechnen Sie mit etwa vier bis acht Wochen, bis alle Verträge auf Sie umgeschlüsselt sind.
• Datenmigration: Legen Sie fest, wer Kundenakten digitalisiert, wer die Altdaten exportiert und wer sie in Ihr Verwaltungsprogramm überführt. Prüfen Sie nach dem Import, ob jedes Dokument beim richtigen Kunden und Vertrag liegt.
• Löschung beim Verkäufer: Nach Abschluss der Übergabe sollten die Daten beim Verkäufer und bei beteiligten Dienstleistern gelöscht werden, soweit keine Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Lassen Sie sich die Löschung schriftlich bestätigen.

Fazit: Der Wert liegt in Courtage, Haftung und Daten

Was ein Maklerbestand wert ist, zeigt erst die Prüfung hinter der Courtagesumme. Wer Bestand und Courtageabrechnungen abgleicht, die Datenqualität vorab prüft und die Übergabe plant, kauft mit deutlich weniger Überraschungen. Welche Risiken Sie darüber hinaus vertraglich absichern sollten, lesen Sie in unserem Artikel zu den Risiken beim Bestandskauf.

Liegt der Bestand in Kundenakten oder in einem Programm, das nicht zu Ihrem passt, übernimmt BestandsButler die Digitalisierung vor Ort, die Übernahme der Altdaten und den geordneten Import in Ihr Verwaltungsprogramm. Vereinbaren Sie ein Erstgespräch, um Umfang und Zeitplan für Ihre Übernahme zu klären.

Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information. Er stellt keine Rechts- oder Steuerberatung dar und ersetzt nicht die Prüfung Ihres Einzelfalls durch einen Rechtsanwalt oder Steuerberater.