Bestandsübergabe an einen Nachfolger: So planen Makler die Übergabe

Eine Nachfolge ist mehr als ein Bestandsverkauf. Der Nachfolger soll Ihre Kunden langfristig betreuen, oft auch Ihre Mitarbeiter übernehmen, und häufig ist er selbst schon Teil Ihres Büros oder Ihrer Familie. Damit das gelingt, braucht die Übergabe Zeit und einen Plan. Dieser Artikel zeigt, in welchen Phasen eine Bestandsübergabe an einen Nachfolger abläuft, was rechtlich und technisch übergeben werden muss und warum gerade Einzelunternehmer einen Notfallplan brauchen, bevor die Nachfolge geregelt ist.

Bestandsübergabe an den Nachfolger in fünf Phasen

1. Nachfolger bestimmen: Interne oder externe Lösung festlegen, mehrere Jahre vor dem geplanten Ausstieg
2. Gemeinsame Betreuung: Der Nachfolger arbeitet mit und lernt die Kunden kennen
3. Vertragliche Übergabe: Kaufvertrag oder Beteiligung, Erlaubnis des Nachfolgers, Mandate
4. Kunden- und Versichererübergabe: Kunden informieren, Maklervollmachten übertragen, Verträge umschlüsseln
5. Rückzug: Sie stehen für eine festgelegte Zeit beratend zur Verfügung und ziehen sich dann zurück

Interne oder externe Nachfolge?

Interne Nachfolge durch einen Mitarbeiter oder ein Familienmitglied bietet die größte Kontinuität. Die Kunden kennen den Nachfolger bereits, und Ihre Arbeitsweise bleibt erhalten. Die Herausforderung liegt meist in der Finanzierung. Ein Mitarbeiter kann selten einen Kaufpreis auf einen Schlag bezahlen. Gestaffelte Zahlungen, eine schrittweise Beteiligung oder ein Verkäuferdarlehen sind übliche Lösungen. Das Ausfallrisiko tragen dann teilweise Sie.

Externe Nachfolge durch einen Kollegen oder ein Maklerhaus bringt in der Regel einen schnelleren und sichereren Kaufpreis. Dafür müssen Kunden einen Betreuer kennenlernen, den sie noch nie gesehen haben. Je länger die gemeinsame Phase, desto geringer ist das Risiko, dass Kunden abwandern. Wie Sie einen externen Käufer auswählen, lesen Sie in unserem Artikel Maklerbestand verkaufen: So finden Sie den richtigen Käufer.

Die gemeinsame Betreuungsphase

Die wichtigste Phase einer Nachfolge ist die Zeit, in der Sie und Ihr Nachfolger die Kunden gemeinsam betreuen. Nutzen Sie sie gezielt:

• Jahresgespräche gemeinsam führen: Stellen Sie den Nachfolger bei regulären Terminen vor, statt einen eigenen Übergabetermin anzusetzen.
• Schrittweise Verantwortung abgeben: Erst Schadenbearbeitung und Service, dann eigene Beratungen, zuletzt die wichtigsten Kunden.
• Wissen dokumentieren: Vieles über Ihre Kunden steht in keiner Akte. Familiensituation, Vorlieben, frühere Konflikte. Halten Sie dieses Wissen in Notizen im Verwaltungsprogramm fest, solange Sie es noch abrufen können.

Planen Sie für diese Phase eher Jahre als Monate. Wer ein Jahr vor dem Ausstieg den Nachfolger erstmals vorstellt, hat kaum Zeit für einen echten Übergang.

Was rechtlich übergeben werden muss

Erlaubnis des Nachfolgers: Der Nachfolger braucht spätestens zur Übernahme eine eigene Erlaubnis nach § 34d GewO mit Sachkundenachweis, eine eigene Vermögensschadenhaftpflicht und die Eintragung ins Vermittlerregister. Betreut er Investmentfonds oder Finanzierungen, kommen Erlaubnisse nach § 34f oder § 34i GewO hinzu. Wirkt Ihr Nachfolger schon als Mitarbeiter unmittelbar an der Vermittlung mit, müssen Sie nach § 34d Abs. 9 GewO sicherstellen, dass er zuverlässig und angemessen qualifiziert ist. Für ihn gilt außerdem die Weiterbildungspflicht von 15 Stunden pro Jahr.

Mandate: Maklerverträge und Maklervollmachten sind an Sie oder Ihre Firma gebunden. Bei einer Übergabe von Einzelunternehmer zu Einzelunternehmer müssen Kunden dem Wechsel in der Regel zustimmen oder ein neues Mandat erteilen. Wird der Bestand in einer GmbH geführt und gehen die Anteile über, bleiben die Mandate bei der Gesellschaft.

Courtagevereinbarungen: Der Nachfolger braucht mit allen Versicherern im Bestand eigene Courtagezusagen, sofern die Verträge nicht in einer fortbestehenden Gesellschaft bleiben.

Mitarbeiter: Übernimmt der Nachfolger neben dem Bestand auch Mitarbeiter, Büro oder Systeme, kann ein Betriebsübergang nach § 613a BGB vorliegen. Dann gehen die Arbeitsverhältnisse automatisch auf ihn über, die Mitarbeiter müssen informiert werden und können innerhalb eines Monats widersprechen. Ob das in Ihrem Fall zutrifft, entscheidet eine Gesamtbetrachtung. Lassen Sie das früh von einem Anwalt prüfen.

Zugänge, Technik und Daten übergeben

Neben Kunden und Verträgen hängt ein Maklerbüro an Zugängen und Systemen, die bei der Übergabe leicht vergessen werden:

• Versichererportale: Zugänge zu Extranets und Portalen sind meist personengebunden. Der Nachfolger muss eigene Zugänge beantragen. Planen Sie das vor dem Stichtag ein.
• Verwaltungsprogramm: Klären Sie, ob die Lizenz übertragen werden kann oder der Nachfolger in sein eigenes System migriert.
• Telefonnummer, E-Mail-Adressen und Website: Kunden erreichen ihren Makler über die gewohnten Kanäle. Behalten Sie diese bei oder leiten Sie sie für eine Übergangszeit um.
• Kundenakten: Liegen Teile des Bestands noch in Papier, kann der Nachfolger nur im Büro auf sie zugreifen. Eine Digitalisierung vor der Übergabe macht den Bestand ortsunabhängig nutzbar.

Ohne Notfallplan keine sichere Nachfolge

Viele Makler planen die Nachfolge für den Ruhestand. Ein Ausfall durch Krankheit oder Tod lässt sich nicht planen. Für Einzelunternehmer ist das besonders riskant. Der Maklervertrag erlischt nach § 673 BGB im Zweifel mit dem Tod des Maklers, wenn er nichts anderes regelt. Auch die Erlaubnis nach § 34d GewO erlischt mit dem Tod. Damit kann die Grundlage für die laufende Bestandscourtage entfallen, und der Bestand kann in kurzer Zeit erheblich an Wert verlieren, weil Kunden niemanden erreichen und sich einen neuen Makler suchen. Ob und unter welchen Voraussetzungen Angehörige den Betrieb über einen sachkundigen Stellvertreter fortführen können (§ 46 GewO), ist nicht eindeutig geklärt. Besprechen Sie das vorab mit einem Anwalt und Ihrer IHK, ebenso eine Nachfolgeklausel im Maklervertrag oder die Führung des Bestands in einer GmbH.

Ein Notfallplan umfasst:

• Eine Vertretungsvereinbarung mit einem Kollegen, der Ihre Kunden im Ernstfall betreut und gegebenenfalls den Bestand übernimmt
• Vollmachten für eine Vertrauensperson, die Ihr Büro handlungsfähig hält
• Einen Notfallordner mit Zugängen, Ansprechpartnern bei Versicherern, Mitarbeiterverträgen und dem Speicherort Ihrer Daten
• Digital zugängliche Kundenakten, damit die Vertretung sofort arbeiten kann

Lassen Sie Vertretungsvereinbarung und Vollmachten von einem Anwalt aufsetzen. Ein Notfallplan ist auch dann sinnvoll, wenn Ihre eigentliche Nachfolge noch Jahre entfernt ist.

Fazit: Nachfolge ist ein Projekt über Jahre

Eine Bestandsübergabe an einen Nachfolger gelingt, wenn sie früh beginnt, eine gemeinsame Betreuungsphase einplant und rechtliche, vertragliche und technische Fragen vor dem Stichtag geklärt sind. Einzelunternehmer sollten zusätzlich einen Notfallplan haben, damit der Bestand auch bei einem plötzlichen Ausfall seinen Wert behält.

Ein vollständig digitaler, geordneter Bestand erleichtert jede Form der Übergabe, ob geplant oder im Notfall. BestandsButler digitalisiert Ihre Kundenakten vor Ort, ordnet jedes Dokument Kunde und Vertrag zu und überführt den Bestand in das System Ihres Nachfolgers. Vereinbaren Sie ein Erstgespräch, um Umfang und Zeitplan zu besprechen.

Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information. Er stellt keine Rechts- oder Steuerberatung dar und ersetzt nicht die Prüfung Ihres Einzelfalls durch einen Rechtsanwalt oder Steuerberater.