Maklersoftware wechseln ohne Datenverlust: So gelingt die Migration

Ein neues Maklerverwaltungsprogramm verspricht bessere Prozesse, saubere Schnittstellen und weniger Doppelerfassung. Der Wechsel selbst ist der riskante Teil. Kundenstammdaten kommen meist vollständig an. Verloren gehen eher die Dinge, die erst Monate später auffallen: Dokumente ohne Zuordnung, fehlende Notizen, offene Wiedervorlagen. Dieser Artikel zeigt, wo beim Wechsel der Maklersoftware Daten verloren gehen und wie Sie die Migration so planen, dass Sie Lücken vor der Abschaltung des alten Systems finden.

So wechseln Sie die Maklersoftware ohne Datenverlust

Ein Wechsel ohne Datenverlust folgt diesen sechs Schritten:

1. Inventur: Erfassen, welche Datenarten im alten System liegen, auch Notizen, Wiedervorlagen und Dokumente
2. Export klären: Mit dem bisherigen Anbieter Exportformat, Umfang, Kosten und Zugriff nach Vertragsende regeln
3. Bereinigen und zuordnen: Dubletten entfernen und festlegen, welches alte Feld in welches neue Feld wandert
4. Testmigration: Einen Teilbestand übertragen und gegen das alte System prüfen
5. Stichtag und Abnahme: Änderungsstopp, finale Migration, Zählabgleich und Stichproben
6. Altsystem archivieren: Erst abschalten, wenn ein geprüftes Archiv vorliegt

Wo beim Wechsel der Maklersoftware Daten verloren gehen

Nicht jede Datenart lässt sich gleich gut exportieren. Prüfen Sie diese Bereiche gezielt:

• Dokumente: Viele Systeme exportieren Dokumente als Dateisammlung. Die Zuordnung zu Kunde und Vertrag steckt aber in der Datenbank und geht ohne passende Verknüpfung verloren.
• Notizen und Kontakthistorie: Gesprächsnotizen, Telefonvermerke und Aktivitäten liegen oft in eigenen Tabellen, die ein Standardexport nicht erfasst.
• Wiedervorlagen und Aufgaben: Fehlen sie nach dem Wechsel, verpassen Sie Fristen, ohne es zu merken.
• Beziehungen: Haushalte, Familienverbünde, Ansprechpartner bei Firmenkunden. Ohne diese Verknüpfungen stehen zusammengehörige Kunden nebeneinander.
• Eigene Felder: Was Sie über Jahre in Freitext- oder Zusatzfeldern gepflegt haben, hat im neuen System oft kein Gegenstück.
• Vertragsstatus und Historie: Stornierte, ruhende oder übertragene Verträge, Beitragsänderungen und Schadenfälle.

Vor dem Wechsel: Vertrag und Datenschutz klären

Lesen Sie den Vertrag mit Ihrem bisherigen Anbieter, bevor Sie kündigen. Entscheidend sind Kündigungsfrist, Exportmöglichkeiten und die Frage, wie lange Sie nach Vertragsende noch Zugriff haben. Manche Anbieter berechnen den Vollexport gesondert.

Ihr Softwareanbieter verarbeitet Kundendaten in Ihrem Auftrag. Nach Art. 28 DSGVO muss er nach Ende der Leistung die Daten nach Ihrer Wahl zurückgeben oder löschen. Legen Sie schriftlich fest, dass Sie die Rückgabe in einem vollständigen, maschinenlesbaren Format wünschen, und dass erst nach Ihrer Bestätigung gelöscht wird. Mit dem neuen Anbieter und mit jedem Dienstleister, der bei der Migration Daten verarbeitet, brauchen Sie einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung.

Daten bereinigen und Feldzuordnung festlegen

Eine Migration überträgt jeden Fehler des alten Systems ins neue. Bereinigen Sie deshalb vorher:

• Dubletten: Doppelt angelegte Kunden zusammenführen, bevor sie doppelt im neuen System landen.
• Gesellschaftsnamen: Ein Versicherer, der in drei Schreibweisen vorkommt, erschwert jede Auswertung nach Gesellschaften.
• Inaktive Datensätze: Entscheiden Sie, ob alte Interessenten und beendete Verträge mitwandern oder nur archiviert werden.

Danach folgt die Feldzuordnung. Legen Sie in einer Tabelle fest, welches Feld im alten System welchem Feld im neuen entspricht, und wie Sparten, Status und Zahlweisen übersetzt werden. Nehmen Sie die alte Kunden- und Vertragsnummer als eigenes Feld mit. Damit finden Sie jeden Datensatz später in Archiv und Altunterlagen wieder.

Testmigration und Abnahme: So erkennen Sie Vollständigkeit

Übertragen Sie zunächst einen Teilbestand und prüfen Sie ihn, bevor der gesamte Bestand migriert wird. Für die Abnahme haben sich drei Prüfungen bewährt:

Zählabgleich

Vergleichen Sie die Anzahl der Kunden, Verträge, Dokumente, Notizen und offenen Wiedervorlagen im alten und im neuen System. Jede Abweichung braucht eine Erklärung, etwa bewusst ausgeschlossene Datensätze.

Stichprobe auf Datensatzebene

Wählen Sie zufällig 20 bis 30 Kunden aus, darunter Privat- und Firmenkunden mit vielen Verträgen. Vergleichen Sie jeden vollständig: Stammdaten, Verträge, Beziehungen, Notizen, Dokumente.

Dokumentenprüfung

Öffnen Sie bei den Stichprobenkunden die Dokumente im neuen System. Prüfen Sie, ob sie beim richtigen Vertrag liegen, sich öffnen lassen und korrekt benannt sind.

Umstellungstag: Stichtag, Datenlieferungen, Wiedervorlagen

Legen Sie einen Stichtag fest, ab dem im alten System nichts mehr geändert wird. Was zwischen Testmigration und Stichtag neu erfasst wurde, muss in der finalen Migration enthalten sein.

Erhalten Sie Vertragsdaten von Versicherern oder Ihrem Pool elektronisch, etwa im GDV-Format, müssen diese Lieferungen auf das neue System umgestellt werden. Klären Sie früh, ob historische Daten erneut geliefert werden oder nur neue ab der Umstellung.

Prüfen Sie am ersten Arbeitstag im neuen System die Wiedervorlagen der kommenden Wochen. Eine fehlende Frist fällt hier sofort auf, später oft erst durch einen verärgerten Kunden.

Das alte System nicht zu früh abschalten

Kündigen Sie den alten Zugang erst, wenn Abnahme und Archiv abgeschlossen sind. Sichern Sie vor der Abschaltung einen Vollexport inklusive aller Dokumente an einem Ort, auf den Sie selbst Zugriff haben. Beratungsdokumentation und Geschäftsunterlagen unterliegen Aufbewahrungsfristen. Für Haftungsfälle müssen Sie auch Jahre später nachweisen können, was Sie wann beraten haben.

Fazit: Datenverlust lässt sich prüfen, bevor er entsteht

Beim Wechsel der Maklersoftware sind Zuordnungen, Historie und Fristen stärker gefährdet als die Kundenstammdaten. Wer vorher inventarisiert, eine Testmigration prüft und mit Zählabgleich und Stichproben abnimmt, erkennt Lücken, solange das alte System noch läuft.

BestandsButler übernimmt die Daten aus Ihrem bisherigen Programm remote, digitalisiert Kundenakten bei Bedarf im selben Zug und überführt Kunden, Verträge und Dokumente geordnet in Ihr neues System, unabhängig davon, aus welchem Programm Sie kommen. Vereinbaren Sie ein Erstgespräch, um Umfang und Zeitplan Ihres Wechsels zu besprechen.

Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information. Er stellt keine Rechts- oder Steuerberatung dar und ersetzt nicht die Prüfung Ihres Einzelfalls durch einen Rechtsanwalt oder Steuerberater.