Dienstleister für die Bestandsmigration finden: Kriterien, Fragen und Vertragspunkte

Wer seinen Maklerbestand in ein neues Verwaltungsprogramm überführen oder nach einem Bestandskauf integrieren will, holt sich meist Hilfe von außen. Die Auswahl ist schwieriger, als sie aussieht. Unter dem Begriff Migration bieten Scandienstleister, Softwareanbieter und spezialisierte IT-Dienstleister sehr unterschiedliche Leistungen an. Ob Dokumente danach beim richtigen Vertrag liegen oder als lose Dateisammlung ankommen, steht oft erst im Kleingedruckten. Dieser Artikel zeigt, wo Sie Anbieter finden, welche Fragen Sie stellen sollten und was in den Vertrag gehört.

So finden Sie den passenden Dienstleister

1. Umfang klären: Welche Daten liegen wo, und in welches System sollen sie?
2. Anbietertyp wählen: Scandienstleister, Softwareanbieter oder Spezialist für Bestandsmigration
3. Drei Angebote einholen: Jeweils auf Basis derselben Bestandsbeschreibung
4. Mit festen Fragen vergleichen: Leistungsumfang, Abnahme, Datenschutz, Preis
5. Vertrag präzisieren: Leistung je Datenart, Abnahmekriterien, Auftragsverarbeitung, Löschung

Wo Sie Dienstleister für die Bestandsmigration finden

• Ihr neuer Softwareanbieter: Viele Anbieter von Maklerverwaltungsprogrammen bieten eigene Datenübernahmen an oder nennen Partner. Sie kennen das Zielsystem genau, das Quellsystem oft weniger.
• Kollegen, die bereits gewechselt haben: Die ehrlichste Quelle. Fragen Sie konkret, was nach der Migration fehlte und wie viel Nacharbeit nötig war.
• Maklerpools und Verbände: Sie haben häufig Erfahrung mit Anbietern aus Bestandsübertragungen ihrer Partner.
• Spezialisierte IT-Dienstleister für Makler: Sie verbinden Digitalisierung, Datenübernahme und Import, sind aber seltener und schwerer zu finden.

Welche Art Dienstleister brauchen Sie?

Liegt Ihr Bestand vollständig digital in einem gängigen Programm, kann der Service des neuen Softwareanbieters genügen. Kommen Kundenakten oder ein exotisches Altsystem dazu, brauchen Sie einen Anbieter, der beides abdeckt.

Sieben Fragen, die Sie jedem Anbieter stellen sollten

1. Welche Systeme haben Sie bereits migriert?

Fragen Sie nach Referenzen mit genau Ihrem Quell- und Zielsystem. Erfahrung mit „Maklersoftware allgemein“ reicht nicht, denn jedes Programm speichert Dokumente und Notizen anders.

2. Was genau wird übernommen?

Lassen Sie sich eine Liste geben: Stammdaten, Verträge, Dokumente mit Zuordnung, Notizen, Wiedervorlagen, Beziehungen zwischen Kunden, eigene Felder. Was nicht auf der Liste steht, ist nicht im Preis.

3. Wie prüfen Sie die Vollständigkeit?

Ein seriöser Anbieter plant eine Testmigration und eine Abnahme mit Zählabgleich und Stichproben ein. Wie eine solche Abnahme aussieht, beschreibt unser Artikel zum Wechsel der Maklersoftware ohne Datenverlust.

4. Wo werden die Daten verarbeitet?

Verlassen Kundenakten das Büro? Auf welchen Servern liegen Daten während der Migration? Werden Unterauftragnehmer eingesetzt, und wo sitzen sie?

5. Wie berechnen Sie den Preis?

Üblich sind Preise nach Anzahl der Verträge, Kunden oder Seiten, oder nach Aufwand. Oft muss der Projektpreis individuell ermittelt werden, weil viele Faktoren hineinspielen, etwa Zustand der Akten, Datenqualität und Zielsystem. Klären Sie, was Nacharbeit kostet, wenn nach der Abnahme Lücken auffallen.

6. Wer ist mein Ansprechpartner?

Ein fester Ansprechpartner, der Ihren Bestand kennt, spart Abstimmungsaufwand. Wechselnde Bearbeiter führen häufig zu Rückfragen, die Sie schon beantwortet haben.

7. Was passiert mit den Daten nach Abschluss?

Der Anbieter sollte alle Kopien Ihrer Daten löschen und Ihnen die Löschung schriftlich bestätigen.

Warnsignale bei Angeboten

• Festpreis ohne Bestandsaufnahme: Wer Ihren Bestand nicht kennt, kann den Aufwand nicht seriös kalkulieren. Entweder ist der Preis zu hoch, oder es fehlen Leistungen.
• Keine Testmigration vorgesehen: Fehler fallen dann erst auf, wenn das alte System abgeschaltet ist.
• „Wir übernehmen alles“ ohne Liste: Eine pauschale Zusage ist im Streitfall nichts wert.
• Kein Vertrag zur Auftragsverarbeitung: Ein Anbieter, der Kundendaten verarbeitet und keinen solchen Vertrag nach Art. 28 DSGVO anbietet, scheidet aus.
• Keine Referenz mit Ihrem Quellsystem: Dann bezahlen Sie die Einarbeitung des Anbieters.

Was in den Vertrag gehört

• Leistungsumfang je Datenart, so konkret wie in der Antwort auf Frage 2
• Abnahmekriterien: Zählabgleich, Umfang der Stichproben, Frist für Mängelrügen
• Zeitplan mit Stichtag für den Änderungsstopp im Altsystem
• Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit technischen und organisatorischen Maßnahmen und Liste der Unterauftragnehmer
• Regelung zur Nacharbeit: Was ist im Preis enthalten, was wird zusätzlich berechnet?
• Löschung und Löschbestätigung nach Abschluss

Angebote vergleichen: Was der Preis nicht zeigt

Das günstigste Angebot ist selten das günstigste Ergebnis. Rechnen Sie den internen Aufwand mit ein: Wie viele Stunden kosten Sie und Ihre Mitarbeiter die Nacharbeit, wenn Dokumente ohne Zuordnung ankommen oder Notizen fehlen? Ein Angebot, das Zuordnung und Abnahme enthält, kann trotz höherem Preis die günstigere Lösung sein.

Fazit: Entscheidend ist der Leistungsumfang

Migration bedeutet bei jedem Anbieter etwas anderes. Entscheidend ist, was genau übernommen wird, wie die Vollständigkeit geprüft wird und was vertraglich festgehalten ist. Mit den sieben Fragen und einer gleichen Bestandsbeschreibung für alle Anbieter werden Angebote vergleichbar.

BestandsButler digitalisiert Kundenakten vor Ort, übernimmt Daten aus dem bisherigen Programm remote und überführt den Bestand geordnet ins Zielsystem, unabhängig vom Quell- und Zielprogramm. Stellen Sie uns die sieben Fragen gern im Erstgespräch.

Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information. Er stellt keine Rechts- oder Steuerberatung dar und ersetzt nicht die Prüfung Ihres Einzelfalls durch einen Rechtsanwalt oder Steuerberater.