Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung informiert Sie über die Verarbeitung personenbezogener Daten auf der Website www.bestandsbutler.de sowie über Verarbeitungen im Zusammenhang mit unseren BestandsButler-Leistungen, für die wir Verantwortlicher sind. Zur Verarbeitung von Daten, die wir im Auftrag unserer Kunden verarbeiten, siehe Ziffer 9. Für die Website malitech-solutions.de gilt eine gesonderte Datenschutzerklärung.

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und sonstiger Datenschutzvorschriften ist:

2. Kontakt für Datenschutzfragen

Für alle Fragen zum Datenschutz und zur Wahrnehmung Ihrer Rechte erreichen Sie uns unter datenschutz@bestandsbutler.de.

3. Allgemeines zur Datenverarbeitung

3.1 Umfang der Verarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Website, zur Bearbeitung Ihrer Anfragen sowie zur Anbahnung und Durchführung unserer Leistungen erforderlich ist oder Sie eingewilligt haben. Unsere Website und unsere Leistungen richten sich an Versicherungsmakler und andere Unternehmen.

3.2 Rechtsgrundlagen

• Einwilligung: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
• Vertragserfüllung und vorvertragliche Maßnahmen: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
• Rechtliche Verpflichtungen (z. B. steuer- und handelsrechtliche Aufbewahrung): Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.
• Berechtigte Interessen: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Das jeweilige berechtigte Interesse benennen wir bei der einzelnen Verarbeitung.
• Speichern von und Zugriff auf Informationen in Ihrem Endgerät (z. B. Cookies): § 25 Abs. 1 TDDDG (Einwilligung) bzw. § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG (unbedingt erforderlich).

Sind Sie nicht selbst unser (künftiger) Vertragspartner, sondern Ansprechperson oder Beschäftigte(r) eines Unternehmens, verarbeiten wir Ihre Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Kommunikation mit den Ansprechpersonen unserer (potenziellen) Geschäftspartner und in der Durchführung der mit diesen geschlossenen Verträge. Wo nachfolgend „Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. f DSGVO“ angegeben ist, gilt diese Unterscheidung.

3.3 Pflicht zur Bereitstellung

Die Nutzung unserer Website ist ohne Angabe personenbezogener Daten möglich. Für die Bearbeitung einer Anfrage benötigen wir die als Pflichtfeld gekennzeichneten Angaben. Für Vertragsschluss und Abrechnung sind die hierfür erforderlichen Angaben (u. a. Firma und Anschrift, § 14 Abs. 4 UStG) erforderlich; ohne sie ist ein Vertragsschluss nicht möglich. Für den Newsletter benötigen wir Ihre E-Mail-Adresse.

3.4 Empfänger

Innerhalb unseres Unternehmens erhalten nur die Personen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen. Externe Empfänger sind:

• Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO: die in dieser Erklärung genannten Dienstleister sowie unser Anbieter für Buchhaltungs- und Rechnungssoftware (Lexware Office der Haufe-Lexware GmbH & Co. KG, Munzinger Straße 9, 79111 Freiburg);
• eigenständig Verantwortliche: unser Steuerberater, Kreditinstitute (Zahlungsverkehr), im Streitfall Rechtsanwälte und Gerichte sowie Behörden, soweit wir gesetzlich dazu verpflichtet sind;
• im Rahmen eines Projekts: der Anbieter des vom Auftraggeber genutzten Quell- oder Zielsystems (Name, Funktion und dienstliche Kontaktdaten der Projektansprechpersonen sowie Projektstand), soweit dies zur technischen Abstimmung erforderlich ist.

Eine Weitergabe Ihrer Daten an andere Versicherungsvermittler, Versicherer oder Bestandskäufer zu deren Werbe- oder Vertriebszwecken findet nicht statt.

3.5 Übermittlung in Drittländer

Einige der eingesetzten Dienstleister haben ihren Sitz in Drittländern (USA, Indien) oder können von dort auf Daten zugreifen. Übermittlungen in die USA erfolgen auf Grundlage des Angemessenheitsbeschlusses der EU-Kommission zum EU-US Data Privacy Framework (DPF) vom 10.07.2023, soweit der Empfänger dort zertifiziert ist, im Übrigen auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln (Durchführungsbeschluss (EU) 2021/914). Die jeweilige Grundlage ist beim einzelnen Dienst angegeben. Eine Kopie der Standardvertragsklauseln erhalten Sie auf Anfrage unter datenschutz@bestandsbutler.de.

4. Bereitstellung der Website und Logfiles

Bei jedem Aufruf unserer Website verarbeitet unser Hosting-Provider automatisch folgende Informationen, die Ihr Browser übermittelt:

• IP-Adresse des anfragenden Endgeräts
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• Name und URL der abgerufenen Datei
• übertragene Datenmenge
• Browsertyp und -version, Betriebssystem
• Referrer-URL (zuvor besuchte Seite)

Zweck: Auslieferung der Website, Sicherstellung eines reibungslosen Verbindungsaufbaus, Auswertung der Systemsicherheit, Abwehr von Angriffen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren und stabilen Betrieb der Website.

Speicherdauer: Maximal 14 Tage, anschließend automatische Löschung. Eine längere Speicherung erfolgt nur anonymisiert oder bei einem konkreten Sicherheitsvorfall bis zu dessen Klärung.

Anbieter: Vercel Inc., 440 N Barranca Ave #4133, Covina, CA 91723, USA. Serverfunktionen werden in den USA ausgeführt; statische Inhalte werden über das weltweite Netzwerk von Vercel ausgeliefert. Schriftarten liefern wir selbst aus; beim Seitenaufruf werden hierfür keine Verbindungen zu Servern Dritter aufgebaut. Mit Vercel besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO.

Drittlandtransfer: EU-US Data Privacy Framework (Vercel ist zertifiziert), ergänzend EU-Standardvertragsklauseln.

5. Schutz unserer Formulare vor Missbrauch

Zum Schutz unserer Formulare vor automatisierten Anfragen (Bot-Spam) setzen wir Maßnahmen ein, die ohne Cookies auskommen, u. a. verdeckte Prüffelder, zeitbasierte Plausibilitätsprüfungen und eine Begrenzung der Anfragen je IP-Adresse. Hierzu wird Ihre IP-Adresse in unserer Datenbank (Ziffer 7.1) gespeichert.

Zweck: IT-Sicherheit, Schutz vor Spam und Missbrauch unserer Kontaktwege.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in der Abwehr von Spam und Missbrauch.

Speicherdauer: Die IP-Adressen löschen wir regelmäßig, spätestens nach 30 Tagen.

6. Cookies und vergleichbare Technologien

Unsere Website verwendet Cookies und vergleichbare Technologien (zusammen „Cookies“) nur, soweit dies technisch unbedingt erforderlich ist oder Sie eingewilligt haben.

6.1 Kategorien

• Technisch notwendig: Speicherung Ihrer Cookie-Einstellungen. Rechtsgrundlage: § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG; soweit wir Ihre Auswahl zum Nachweis protokollieren (Art. 7 Abs. 1 DSGVO), Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
• Statistik: Google Analytics 4 (Ziffer 11) – nur nach Ihrer Einwilligung. Rechtsgrundlage: § 25 Abs. 1 TDDDG, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

6.2 Einwilligung und Widerruf

Beim ersten Besuch können Sie über unser Cookie-Banner Ihre Einwilligung erteilen oder verweigern; beide Optionen sind gleichwertig auswählbar. Ihre Auswahl wird für 12 Monate in Ihrem Browser gespeichert. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft über die „Cookie-Einstellungen“ am Seitenende widerrufen. Bereits gesetzte Cookies können Sie zusätzlich in Ihren Browsereinstellungen löschen.

7. Kontaktaufnahme und Anfrageformulare

Wenn Sie uns per E-Mail, telefonisch oder über unser Kontaktformular kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen mitgeteilten Daten zur Bearbeitung Ihrer Anfrage.

Verarbeitete Daten: Name, Unternehmen, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Ihre Nachricht sowie zusammengefasste Angaben zu Ihrem Bestand (z. B. Anzahl Kunden und Verträge, Digitalisierungsgrad, eingesetzte und gewünschte Verwaltungssoftware). Diese Angaben beziehen sich nicht auf einzelne Kundinnen und Kunden.

Zweck: Bearbeitung Ihrer Anfrage, Erstellung eines Angebots, Kommunikation mit Ihnen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. f DSGVO (siehe Ziffer 3.2); unser berechtigtes Interesse liegt in der Beantwortung von Anfragen.

Speicherdauer: Wir löschen Ihre Daten, sobald sie für die Bearbeitung nicht mehr erforderlich sind; kommt kein Vertrag zustande, in der Regel 24 Monate nach der letzten Kommunikation. Kommt ein Vertrag zustande, gilt Ziffer 8.5. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt; darüber hinaus bewahren wir Daten auf, soweit und solange dies zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist (Art. 17 Abs. 3 lit. e DSGVO).

Bitte übermitteln Sie uns über das Kontaktformular oder per E-Mail keine Daten Ihrer Kundinnen und Kunden (z. B. Namen, Vertrags- oder Gesundheitsdaten). Den Austausch solcher Daten im Rahmen eines Auftrags stimmen wir mit Ihnen über gesicherte Wege ab (Ziffer 9). Erhalten wir solche Daten dennoch unaufgefordert, löschen wir sie unverzüglich, soweit wir sie nicht zur Bearbeitung Ihrer Anfrage benötigen.

7.1 Speicherung der Formulardaten (Neon)

Formulareingaben speichern wir in einer Datenbank des Dienstes „Neon“ der Databricks, Inc., 160 Spear Street, Suite 1300, San Francisco, CA 94105, USA. Die Datenbank liegt in Rechenzentren in Frankfurt am Main. Für die Speicherdauer gelten die Ziffern 5 und 7. Mit Databricks besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO.

Drittlandtransfer: Für etwaige Zugriffe aus den USA: EU-US Data Privacy Framework (Databricks, Inc. und Neon, LLC sind zertifiziert), ergänzend EU-Standardvertragsklauseln.

7.2 E-Mail-Versand (Resend)

Bestätigungs- und Benachrichtigungs-E-Mails aus unseren Formularen sowie unser Newsletter (Ziffer 12) werden über Plus Five Five, Inc. („Resend“), 2261 Market Street #5039, San Francisco, CA 94114, USA, versendet. Resend speichert Nachrichteninhalte und Versandprotokolle in den USA. Antworten auf unsere E-Mails erhalten wir in unserem E-Mail-System (Ziffer 8.1). Mit Resend besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO.

Drittlandtransfer: EU-US Data Privacy Framework (Resend ist zertifiziert), ergänzend EU-Standardvertragsklauseln.

8. Kommunikation, Kundenverwaltung und Vertragsabwicklung

8.1 E-Mail, Kalender und Dokumente (Google Workspace)

Für E-Mail, Kalender und Dokumentenablage nutzen wir Google Workspace der Google Cloud EMEA Limited, 70 Sir John Rogerson’s Quay, Dublin 2, Irland. Mit Google besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Für die gespeicherten Inhalte von Gmail, Kalender und Drive haben wir die Datenregion „Europa“ festgelegt.

Zweck: geschäftliche Kommunikation, Terminorganisation, Dokumentenablage.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in einer effizienten und sicheren Büroorganisation.

Speicherdauer: nach den Fristen der jeweiligen Verarbeitung (Ziffern 7, 8.3 und 8.5).

Drittlandtransfer: Soweit im Einzelfall ein Zugriff durch die Google LLC (USA) oder weitere Unterauftragsverarbeiter aus Drittländern erfolgt: EU-US Data Privacy Framework, hilfsweise EU-Standardvertragsklauseln.

8.2 Online-Besprechungen

Für Online-Besprechungen nutzen wir Google Meet als Teil von Google Workspace (Ziffer 8.1). Verarbeitet werden Name, E-Mail-Adresse, Bild- und Tondaten während der Besprechung, Chat-Nachrichten sowie technische Verbindungsdaten. Aufzeichnungen, Transkripte oder automatisch erstellte Gesprächsnotizen erstellen wir nur nach vorheriger Ankündigung und mit Einwilligung der Teilnehmenden.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. f DSGVO (siehe Ziffer 3.2); für Aufzeichnungen, Transkripte und Gesprächsnotizen Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Speicherdauer: Aufzeichnungen, Transkripte und Gesprächsnotizen löschen wir, sobald sie für ihren Zweck nicht mehr erforderlich sind, in der Regel nach spätestens 6 Monaten; im Übrigen gelten die Fristen der Ziffern 7, 8.3 und 8.5.

8.3 Kundenbeziehungsmanagement (Twenty CRM)

Kontaktdaten von Interessenten, Kunden und deren Ansprechpersonen (Name, Unternehmen, Funktion, Kontaktdaten), die Kommunikationshistorie, Angebote sowie zusammengefasste Angaben zum Bestand verwalten wir im CRM-System der Twenty.com PBC (Delaware, USA). Die Daten werden in Rechenzentren in Frankfurt am Main gespeichert. Mit Twenty besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Daten der Kundinnen und Kunden unserer Auftraggeber legen wir im CRM-System nicht ab; gelangen sie versehentlich dorthin, löschen wir sie unverzüglich.

Zweck: Anbahnung und Pflege der Geschäftsbeziehung, Nachverfolgung von Anfragen und Angeboten.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in einer geordneten Kundenverwaltung.

Speicherdauer: Interessenten ohne Vertragsschluss: 24 Monate nach der letzten Kommunikation. Kunden: bis 3 Jahre nach Ende des Kalenderjahres, in dem die Geschäftsbeziehung endet; gesetzliche Aufbewahrungspflichten (Ziffer 8.5) bleiben unberührt; darüber hinaus bewahren wir Daten auf, soweit und solange dies zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist (Art. 17 Abs. 3 lit. e DSGVO).

Drittlandtransfer: Für etwaige Zugriffe aus den USA: EU-Standardvertragsklauseln.

8.4 Support- und Projektanfragen (Zoho Desk)

Support- und Projektanfragen bearbeiten wir mit Zoho Desk der Zoho Corporation GmbH, II. Hagen 7, 45127 Essen. Die Daten werden durch die Zoho Corporation B.V., Beneluxlaan 4B, 3527 HT Utrecht, Niederlande, in Rechenzentren innerhalb der EU gespeichert. Mit Zoho besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Enthalten Anfragen im Rahmen eines laufenden Auftrags Daten von Kundinnen und Kunden unserer Auftraggeber, verarbeiten wir diese ausschließlich als Auftragsverarbeiter gemäß Ziffer 9 und löschen sie nach Maßgabe des Auftragsverarbeitungsvertrags.

Zweck: strukturierte Bearbeitung und Nachverfolgung von Support- und Projektanfragen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in einer nachvollziehbaren Bearbeitung von Anfragen.

Speicherdauer: in der Regel bis 3 Jahre nach Ende des Kalenderjahres, in dem die Anfrage abgeschlossen wurde; gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt; darüber hinaus bewahren wir Daten auf, soweit und solange dies zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist (Art. 17 Abs. 3 lit. e DSGVO).

Drittlandtransfer: Bei Support-Zugriffen aus Drittländern (z. B. Indien, USA): EU-Standardvertragsklauseln.

8.5 Vertragsdurchführung, Projektabwicklung und Abrechnung

Wenn Sie uns beauftragen, verarbeiten wir:

• Stamm- und Vertragsdaten (Firma, Anschrift, Ansprechpersonen mit Name, Funktion und dienstlichen Kontaktdaten),
• Projekt- und Termindaten, einschließlich der Planung von Vor-Ort-Einsätzen in Ihren Räumen (Einsatztermine, eingesetzte Mitarbeitende, Zutritts- und Systemzugangsregelungen),
• Abrechnungsdaten (Rechnungsanschrift, USt-IdNr., Bankverbindung, Zahlungseingänge).

Zweck: Vertragsdurchführung, Projektsteuerung, Abrechnung, Forderungsmanagement, Erfüllung gesetzlicher Pflichten.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Sie selbst unser Vertragspartner sind (z. B. als Einzelunternehmer); für Ansprechpersonen und Mitarbeitende unserer Auftraggeber Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Durchführung des mit Ihrem Arbeitgeber geschlossenen Vertrags); für die Aufbewahrung Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i. V. m. § 257 HGB, § 147 AO und § 14b UStG.

Herkunft der Daten: Daten von Ansprechpersonen erhalten wir teilweise nicht von Ihnen selbst, sondern von unserem Auftraggeber (Kategorien: Name, Funktion, dienstliche Kontaktdaten).

Speicherdauer: für die Dauer des Vertrags; danach Rechnungen und sonstige Buchungsbelege 8 Jahre, Handels- und Geschäftsbriefe 6 Jahre, Handelsbücher und Jahresabschlüsse 10 Jahre, jeweils ab Ende des Kalenderjahres (§ 257 HGB, § 147 AO, § 14b UStG); übrige Projektunterlagen in der Regel bis 3 Jahre nach Ende des Kalenderjahres, in dem der Vertrag endet; darüber hinaus, soweit und solange dies zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist (Art. 17 Abs. 3 lit. e DSGVO).

9. Verarbeitung im Auftrag unserer Kunden

Bei der Digitalisierung, Aufbereitung und Migration von Kundenbeständen verarbeiten wir die Daten der Kundinnen und Kunden unserer Auftraggeber (insbesondere Versicherungsmakler) ausschließlich als Auftragsverarbeiter im Sinne von Art. 28 DSGVO – auf Grundlage eines gesonderten Auftragsverarbeitungsvertrags und nur nach Weisung des jeweiligen Auftraggebers. Verantwortlicher für diese Daten ist der Auftraggeber; die Informationspflichten nach Art. 13 und 14 DSGVO liegen bei ihm. Eine Nutzung dieser Daten für eigene Zwecke findet nicht statt. Nach Projektabschluss geben wir die Daten an den Auftraggeber zurück bzw. löschen sie gemäß Auftragsverarbeitungsvertrag.

Hinweis für Kundinnen und Kunden von Versicherungsmaklern

Wenn Sie Fragen zur Verarbeitung Ihrer Daten haben oder Ihre Rechte geltend machen möchten, wenden Sie sich bitte an Ihren Versicherungsmakler. Erreicht uns Ihre Anfrage direkt, leiten wir sie, soweit sie einem unserer Auftraggeber zuzuordnen ist, unverzüglich an diesen weiter; hierzu sind wir gegenüber unseren Auftraggebern vertraglich verpflichtet (Art. 28 Abs. 3 lit. e DSGVO). Die mit Ihrer Anfrage übermittelten Daten verarbeiten wir hierfür und zum Nachweis der Weiterleitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in der ordnungsgemäßen Erfüllung unserer Pflichten als Auftragsverarbeiter. Aus Gründen der Vertraulichkeit geben wir ohne Zustimmung unserer Auftraggeber keine Auskunft darüber, für welche Makler wir tätig sind.

10. Online-Terminbuchung (TidyCal)

Termine für ein Erstgespräch können Sie über unsere Buchungsseite unter schedule.bestandsbutler.de vereinbaren. Die Buchungsseite betreibt TidyCal in unserem Auftrag. Auf unserer Website ist TidyCal nicht eingebunden: Erst wenn Sie den Link „Termin direkt buchen“ anklicken, rufen Sie die Buchungsseite auf, und erst dann werden Daten an TidyCal übertragen. TidyCal versendet Buchungsbestätigungen und Erinnerungen per E-Mail; gebuchte Termine werden in unseren Kalender (Ziffer 8.1) übernommen.

Anbieter: Sumo Group Inc. (TidyCal), 1305 E. 6th St #3, Austin, TX 78702, USA. Mit dem Anbieter besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO.

Verarbeitete Daten: Name, E-Mail-Adresse, gewünschter Termin, ggf. weitere freiwillige Angaben; technische Verbindungsdaten (u. a. IP-Adresse).

Zweck: Online-Terminvereinbarung und Verwaltung der Buchungen.

Weiterleitung nach der Buchung: Nach der Buchung leitet TidyCal Sie auf unsere Seite bestandsbutler.de/termin-gebucht weiter. Dabei werden Name, E-Mail-Adresse und Termindaten in der Adresse (URL) übergeben. Die Seite zeigt Ihnen den Termin an, entfernt die Angaben sofort aus der Adresszeile Ihres Browsers und übermittelt sie an unseren Server, damit wir das Erstgespräch in unserem CRM-System (Ziffer 8.3) vorbereiten können. Bis zur Übertragung in das CRM-System werden die Termindaten verschlüsselt in unserer Datenbank (Ziffer 7.1) zwischengespeichert. Zum Schutz vor doppelten Meldungen und Missbrauch speichern wir dort außerdem einen Prüfwert aus E-Mail-Adresse und Terminzeit sowie einen Prüfwert Ihrer IP-Adresse; beide löschen wir nach 30 Tagen. Die aufgerufene Adresse kann kurzzeitig in den Logfiles unseres Hosting-Providers erscheinen (Ziffer 4).

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. f DSGVO (siehe Ziffer 3.2); für die Prüfwerte Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, unser berechtigtes Interesse liegt in der Abwehr von Missbrauch.

Speicherdauer: bei TidyCal bis 3 Jahre nach Ende des Kalenderjahres des Termins; im CRM-System nach Ziffer 8.3.

Drittlandtransfer: Die Daten werden in den USA verarbeitet; Grundlage sind EU-Standardvertragsklauseln.

Alternativ können Sie Termine jederzeit per E-Mail oder Telefon (Ziffer 1) vereinbaren.

11. Web-Analyse mit Google Analytics 4 (nur mit Einwilligung)

Sofern Sie über das Cookie-Banner in „Statistik“ einwilligen, setzen wir Google Analytics 4 der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland (Mutterkonzern: Google LLC, USA), ein. Das Analyse-Skript wird erst nach Ihrer Einwilligung geladen. Google verarbeitet die Daten als Auftragsverarbeiter (Google Ads-Datenverarbeitungsbedingungen); Google Signals und die Datenfreigabe an Google haben wir deaktiviert.

Verarbeitete Daten: Nutzungsdaten (z. B. aufgerufene Seiten, Verweildauer, Herkunft, Gerät, Browser, ungefährer Standort) mit einer zufälligen Kennung (Client-ID), die in Cookies (_ga, _ga_<ID>) gespeichert wird. Ihre IP-Adresse wird an Google-Server in der EU übermittelt und dort nach Angaben von Google ausschließlich zur Ableitung des ungefähren Standorts verwendet und anschließend gelöscht, ohne gespeichert zu werden.

Zweck: statistische Auswertung zur Verbesserung unserer Website.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO i. V. m. § 25 Abs. 1 TDDDG.

Speicherdauer: Daten auf Nutzer- und Ereignisebene 2 Monate, danach automatische Löschung; zusammengefasste Statistiken ohne Personenbezug bleiben erhalten. Cookies: bis zu 2 Jahre.

Drittlandtransfer: EU-US Data Privacy Framework (Google LLC ist zertifiziert), ergänzend EU-Standardvertragsklauseln.

Widerruf: jederzeit über die „Cookie-Einstellungen“ am Seitenende.

12. Newsletter

Sie können sich für unseren BestandsButler-Newsletter mit Informationen zu Bestandsdigitalisierung, Datenqualität, Systemwechsel und Bestandsübertragung für Versicherungsmakler sowie zu unseren Leistungen anmelden. Die Anmeldung ist freiwillig und keine Voraussetzung für unsere Leistungen.

Verarbeitete Daten: E-Mail-Adresse, optional Vor- und Nachname, Zeitpunkte von Anmeldung und Bestätigung sowie IP-Adresse zum Nachweis der Einwilligung.

Zweck: Versand des Newsletters und Nachweis der Einwilligung.

Rechtsgrundlage: Versand: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO; die Einwilligung erfüllt zugleich § 7 Abs. 2 Nr. 2 UWG. Speicherung der Nachweisdaten: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt im Nachweis der Einwilligung (Art. 7 Abs. 1 DSGVO) und in der Abwehr von Ansprüchen.

Speicherdauer: bis zum Widerruf Ihrer Einwilligung. Nicht bestätigte Anmeldungen löschen wir nach 30 Tagen; die Protokolldaten der Anmeldeanfrage (Zeitpunkt, IP-Adresse, E-Mail-Adresse) bewahren wir zum Nachweis bis zu 6 Monate auf. Die Nachweisdaten einer bestätigten Anmeldung speichern wir nach der Abmeldung noch 3 Jahre.

Dienstleister: Resend (Ziffer 7.2), einschließlich der Kontaktverwaltung von Resend. Eine Auswertung Ihres Leseverhaltens (Öffnungs- oder Klick-Tracking) findet nicht statt.

12.1 Double-Opt-In

Nach Ihrer Anmeldung erhalten Sie eine E-Mail mit einem Bestätigungslink, der 7 Tage gültig ist. Erst nach Bestätigung nehmen wir Ihre Adresse in den Verteiler auf.

12.2 Abmeldung

Sie können den Newsletter jederzeit kostenlos und mit Wirkung für die Zukunft abbestellen – über den Abmeldelink in jeder Newsletter-E-Mail, über bestandsbutler.de/newsletter-abmelden oder per E-Mail an datenschutz@bestandsbutler.de.

13. Datensicherheit

Diese Website wird ausschließlich über eine TLS-verschlüsselte Verbindung (https://) ausgeliefert. Wir treffen technische und organisatorische Maßnahmen, um Ihre Daten gegen Verlust, Manipulation und unberechtigten Zugriff zu schützen.

14. Ihre Rechte

Ihnen stehen gegenüber dem Verantwortlichen folgende Rechte zu:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch (Art. 21 DSGVO, siehe Ziffer 14.1)
• Widerruf einer Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)
• Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO, siehe Ziffer 14.2)

Zur Wahrnehmung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an datenschutz@bestandsbutler.de.

14.1 Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO

Soweit wir Ihre Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeiten, haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen diese Verarbeitung einzulegen. Wir verarbeiten Ihre Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Verarbeiten wir Ihre Daten zur Direktwerbung, können Sie dem jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen. Wir verarbeiten Ihre Daten dann nicht mehr für diesen Zweck.

Der Widerspruch ist formlos möglich, z. B. per E-Mail an datenschutz@bestandsbutler.de.

14.2 Zuständige Aufsichtsbehörde

Sie können sich bei jeder Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren. Für uns zuständig ist:

15. Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Wir treffen keine ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung – einschließlich Profiling – beruhenden Entscheidungen im Sinne von Art. 22 DSGVO.

16. Stand und Änderungen

Stand: Oktober 2026. Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich unsere Website, unsere Leistungen oder die rechtlichen Vorgaben ändern. Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie unter bestandsbutler.de/datenschutz.